This web service does not fully support Internet Explorer versions below IE9. If you are using an earlier version, some features may be displayed incorrectly.

Legal guide

1. Kto może decydować o udostępnieniu danych w RepOD?

Z prawnego punktu widzenia zbiór danych w repozytorium składa się z (1) plików wchodzących w jego skład, (2) metadanych opisujących zbiór (tytuł, opis, itd.), oraz (3) zestawienia poszczególnych elementów (plików, metadanych) w jedną całość. Wszystkie te elementy mogą być objęte ochroną prawną na podstawie różnych przepisów (o prawie autorskim, o bazach danych, o ochronie prywatności, i innych), i może się też zdarzyć, że prawa przysługują różnym osobom. Zgodnie z Regulaminem RepOD wymagamy, aby osoba deponująca zbiór w repozytorium czyniła to bez naruszania czyichkolwiek praw. Osoba deponująca powinna zatem zorientować się, jakie prawa chronią dany zbiór i komu przysługują, i dopiero wtedy, w porozumieniu z pozostałymi uprawnionymi osobami, może zbiór udostępnić (zobacz też Podsumowanie praktyczne: 5 kroków do udostępnienia danych).

2. Jakiego rodzaju prawa mogą obejmować zbiory danych badawczych?

W zbiorach danych mamy najczęściej do czynienia z ochroną wynikającą z praw autorskich i/lub z praw do baz danych, a czasem także z innymi prawami.

  • Prawa autorskie i prawa pokrewne chronią dzieło (utwór) wtedy, gdy jest ono „przejawem działalności twórczej o indywidualnym charakterze” (Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Tak więc dane badawcze podlegają ochronie prawnoautorskiej tylko w tym zakresie, w jakim włożona w nie praca miała twórczy, kreatywny charakter. W szczególności powinniśmy wiedzieć, że fakty, a także „odkrycia, idee, procedury, metody i zasady działania oraz koncepcje matematyczne” nie podlegają ochronie prawnoautorskiej.
    W przypadku zbioru danych badawczych prawa autorskie:
    (1) chronią zawartość plików w takim zakresie, w jakim ma ona charakter indywidualnej twórczości (np. wyniki pomiarów nie, ale już sposób ich prezentacji czasem tak); (2) chronią twórcze metadane (np. imię i nazwisko autora nie, ale twórczy tytuł oraz opis badań tak); (3) chronią zestawienie zbioru w całość w takim zakresie, w jakim ma ono charakter indywidualnej twórczości (wybór lub aranżacja całego zbioru muszą mieć charakter twórczy, a nie oparty o jakieś powszechnie znane i używane kryteria).
  • Prawa do baz danych (tzw. prawa sui generis) chronią zbiór wtedy, gdy wymagał on „istotnego, co do jakości lub ilości, nakładu inwestycyjnego w celu sporządzenia, weryfikacji lub prezentacji jego zawartości” (Ustawa o ochronie baz danych). Tak więc istotna jest inwestycja włożona w daną bazę. Ważne jest to, że w rozumieniu ustawy „baza danych oznacza zbiór danych lub jakichkolwiek innych materiałów i elementów zgromadzonych według określonej systematyki lub metody, indywidualnie dostępnych w jakikolwiek sposób”, a zatem definicja ta obejmuje nie tylko bazy danych w rozumieniu informatycznym, ale również niektóre inne zbiory. Tak rozumiana ochrona baz danych obowiązuje w krajach UE (w tym w Polsce) i nielicznych innych krajach.
    W przypadku zbioru danych badawczych prawa do baz danych:
    (1) chronią zawartość plików tylko w takim zakresie, w jakim ma ona charakter bazy danych (np. wyniki badań zebrane w formę tabelaryczną, o ile w ich zebranie włożono istotny nakład inwestycyjny); (2) mogą osobno obejmować metadane, jeżeli te same w sobie stanowią bazę danych (zbiór metadanych różnych zbiorów danych) - pojedynczy zestaw metadanych do jednego zbioru zazwyczaj nie będzie wymagał nakładu inwestycyjnego wystarczającego do uznania za osobną bazę; (3) obejmują zestawienie zbioru w całość tylko wtedy, gdy wymagało ono istotnych nakładów.
  • Inne prawa mogą obejmować część lub całość zbioru w zależności od okoliczności. Najczęściej są one związane z osobami, których dobra lub interesy pozostają w określonej relacji do zbioru danych. Mogą to być twórcy zawartości, uczestnicy badania, itp. Istotne są w tym przypadku prawa tych osób do ochrony ich prywatności, wizerunku, do ochrony danych osobowych, do respektowania ich praw autorskich, i inne.
    W przypadku zbioru danych badawczych prawa inne niż prawa autorskie lub prawa sui generis (1) mogą dotyczyć zawartości plików, jeżeli w jej powstawaniu miały udział osoby trzecie albo jeżeli zawartość dotyczy takich osób. Natomiast w odniesieniu do (2) metadanych oraz (3) zestawienia zbioru w całość występowanie praw innych niż prawa autorskie lub prawa sui generis będzie należało do rzadkości.

3. Komu przysługują opisane powyżej prawa do zbiorów danych badawczych?

Jeżeli sądzimy, że jakieś elementy naszego zbioru danych badawczych są objęte prawami autorskimi, prawami do baz danych lub innymi prawami, to powinniśmy ustalić, komu te prawa przysługują. W tym celu musimy uwzględnić przepisy ustawowe (np. w prawie autorskim jest zasada, że autorskie prawa majątkowe przysługują twórcy, ale istnieją też wyjątki od tej zasady) oraz ustalenia poczynione w dokumentach poszczególnych instytucji naukowych (uczelni, instytutów), przede wszystkim w „Regulaminie nabywania, korzystania i ochrony własności intelektualnej” (lub podobnym) obowiązującym w naszej jednostce naukowej.

  • Prawa autorskie dzielą się na osobiste i majątkowe. Prawa osobiste przysługują zawsze twórcy (lub współtwórcom), natomiast prawa majątkowe mogą być przenoszone na inne osoby, a w szczególności - w przypadku wyników badań naukowych - mogą czasami przysługiwać instytucji naukowej, w której badania są prowadzone. Z punktu widzenia możliwości udostępnienia danych w RepOD istotne jest przede wszystkim to, komu przysługują prawa majątkowe.
    Zgodnie z ustawą o prawie autorskim, pracodawca ma prawo pierwszeństwa publikacji pracowniczych utworów naukowych, zaś autorskie prawa majątkowe pozostają w całości przy twórcy. Natomiast na podstawie obowiązującego obyczaju oraz częstych postanowień w regulaminach jednostek naukowych możemy przyjąć, że w większości przypadków instytucje naukowe w Polsce nie korzystają z pierwszeństwa publikacji i zezwalają autorom na samodzielne decydowanie o publikowaniu wyników badań. Odnosi się to zarówno do artykułów naukowych, jak i do tych elementów zbiorów danych, które uznajemy za utwory (metadane, twórcze aspekty zawartości plików i twórcze aspekty połączenia plików w zbiór). W tej sytuacji pamiętać należy jednak o tym, by udostępnienie danych uzgodnić ze wszystkimi współautorami (wystarczy ustnie) oraz by respektować Inne ograniczenia prawne i etyczne w udostępnianiu danych.
    Programy komputerowe oraz twórcze bazy danych (utwory zbiorowe) tworzone przez pracowników naukowych to przykłady wyników naukowych, do których majątkowe prawa autorskie najprawdopodobniej posiada pracodawca. Jeżeli więc chcemy udostępnić dane o takim właśnie charakterze, to powinniśmy skontaktować się z ośrodkiem transferu technologii lub dyrekcją jednostki by upewnić się, że wolno nam dany program lub bazę udostępnić. W praktyce, jeżeli baza danych czy program komputerowy nie posiadają żadnego potencjału komercyjnego (np. skrypt komputerowy służący jedynie do przetwarzania naszych danych), będzie to zapewne jedynie formalność.
    Podkreślamy, że powyższe ogólne wskazówki należy zawsze zweryfikować, np. w regulaminie macierzystej instytucji naukowej, który może odmiennie regulować opisane tu kwestie.
  • Prawa do baz danych przysługują na mocy ustawy podmiotowi, który poczynił w tę bazę znaczące nakłady inwestycyjne, a zatem zazwyczaj będzie to pracodawca. Aby bazę udostępnić, musimy więc mieć jego zgodę - powinniśmy skontaktować się z ośrodkiem transferu technologii lub dyrekcją jednostki. W praktyce, jeżeli baza danych nie posiada żadnego potencjału komercyjnego, będzie to zapewne jedynie formalność.
  • Prawa osób trzecich. Osobom, które w jakiś sposób zostały zaangażowane w zbieranie danych lub osobom, których dotyczą zebrane dane, mogą oczywiście przysługiwać różne prawa. Jeżeli tak jest, to i z nimi musimy uzgodnić, czy możemy udostępnić dane. Jeżeli badanie jest prowadzone z udziałem osób (uczestników), istotna jest treść podpisanej przez uczestników zgody na udział w badaniu (zobacz: Zgoda uczestnika na udział w badaniu naukowym).

4. Dane osobowe, dane wrażliwe i anonimizacja danych

Zbiór danych osobowych jest szczególnym przypadkiem sytuacji, w której w deponowanych danych zawarte są cudze materiały. Dane osobowe to nie tylko i nie zawsze imię i nazwisko - według ustawy o ochronie danych osobowych są to wszystkie dane, które pozwalają ustalić tożsamość indywidualnej, żyjącej osoby, bez „nadmiernych kosztów, czasu lub działań”. Jeżeli zbiór danych zawiera dane osobowe, jego udostępnienie powinno dodatkowo uwzględniać wymagania wynikające z tej ustawy. Będzie to trudne, jeżeli na udostępnienie nie ma zgody osób, których dane dotyczą.
W przypadku braku zgody najprostszą drogą do udostępnienia zbioru jest anonimizacja rozumiana jako usunięcie ze zbioru określonych informacji, tak aby ustalenie tożsamości poszczególnych osób nie było możliwe lub wymagało „nadmiernych” wysiłków. Anonimizacja musi być przeprowadzona uważnie, gdyż przy obecnym stanie techniki deanonimizacja zbiorów jest prostsza niż kiedykolwiek, zwłaszcza jeżeli dysponuje się podobnymi zbiorami z innych źródeł.
Szczególną postacią danych osobowych są dane wrażliwe. Są to dane „ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym”. Przetwarzanie tych danych jest generalnie zakazane, a choć w ustawie przewidziano wyjątek na potrzeby badań naukowych, to jednocześnie zastrzeżono, że „publikowanie wyników badań naukowych nie może następować w sposób umożliwiający identyfikację osób, których dane zostały przetworzone”.
Należy koniecznie pamiętać o tym, że za prawidłową anonimizację udostępnianych w RepOD danych odpowiada osoba deponująca dany zbiór.

5. Zgoda uczestnika na udział w badaniu naukowym

  • Zgodnie z ogólnymi regulacjami Ustawy o ochronie danych osobowych, jeżeli dane są zanonimizowane (czyli istotnie nie można odtworzyć tożsamości osób), to nie są chronione jako dane osobowe i można je swobodnie udostępniać (także w repozytorium). Skuteczna anonimizacja jest tu kwestią podstawową - jeżeli jesteśmy pewni co do zastosowanej przez nas metody anonimizacji, a osobom uczestniczącym w badaniach nie przysługują inne prawa (np. prawa autorskie do przekazanych przez nich materiałów), to możemy nie pozyskiwać ich zgód na udostępnianie pozyskanych od nich informacji.
  • W przypadku danych medycznych istnieje jednak przepis szczególny: „Informacja uzyskana w związku z eksperymentem medycznym może być wykorzystana do celów naukowych, bez zgody osoby poddanej temu eksperymentowi, w sposób uniemożliwiający identyfikację tej osoby” (Ustawa o zawodzie lekarza i lekarza-dentysty, Art. 28. [Wykorzystanie informacji uzyskanej w związku z eksperymentem]). Przepis ten można interpretować zarówno jako potwierdzenie powyższej regulacji ogólnej (że zanonimizowane dane można swobodnie udostępniać), jak i jako dodatkową ochronę (stanowiącą, że nawet zanonimizowane dane muszą być opatrzone zgodą pacjenta, jeżeli mają być wykorzystywane poza celami naukowymi). Jeżeli więc chcemy przyjąć podejście bezpieczne, to nawet w przypadku anonimizacji dobrze jest badane osoby uprzedzić, że chcemy dane udostępnić w repozytorium, i – zwłaszcza – że chcemy je udostępnić na konkretnej licencji, a ponadto pozyskać ich wyraźną zgodę na to działanie.
  • Gdy nadajemy otwartą licencję (np. CC-BY lub CC0), to zezwalamy innym na korzystanie z danych nie tylko w celu prowadzenia badań naukowych, ale również w dowolnym innym celu (zobacz: Na czym polega możliwość wyboru licencji dla plików w RepOD? Co oznaczają poszczególne licencje i jakie prawa zapewniają one użytkownikom korzystającym z danych?). A zatem, jeżeli udostępniamy dane, do których prawa mają inne osoby (dane niezanonimizowane), a informacji o licencji nie było w formularzu zgody na udostępnienie, którą od tych osób uzyskaliśmy – dane można udostępnić, ale bez licencji. Brak określenia licencji oznacza, że z danych można korzystać w sposób ograniczony - korzystający będzie musiał stosować się do przepisów powszechnie obowiązującego prawa, a jeżeli określony w nich zakres jest za wąski (np. zakres dozwolonego użytku w prawie autorskim), to będzie musiał we własnym zakresie uzyskać potrzebne zgody od osób uprawnionych.
  • Standardowo wykorzystywane formularze czasem zawierają dodatkowe deklaracje ze strony badacza. Jeżeli uczestnik wyraża zgodę na „publikację wyników”, to można przez to rozumieć zarówno artykuł, jak i udostępnienie danych w repozytorium. Natomiast jeżeli uczestnik zgadza się konkretnie na „publikację wyników w artykule naukowym”, to wprawdzie prawo wprost nie zakazuje nam udostępnienia danych w repozytorium, jednak osoba badana mogłaby poczuć się wprowadzona w błąd. Podobnie, jeżeli w formularzu widnieje zapis, że badany został „poinformowany o tym, jakie osoby będą mieć dostęp do uzyskanych danych”, albo że „dane zostaną wykorzystane tylko na potrzeby badania naukowego pod tytułem...”, to powinniśmy respektować te deklaracje i nie udostępniać danych do innych badań. Dlatego powinniśmy wiedzieć, do czego sami zobowiązaliśmy się wobec uczestników naszego badania: stosując zbyt daleko idące sformułowania w formularzach możemy niepotrzebnie sami zawęzić swoje uprawnienia i zobowiązać się do czegoś, czego nie musielibyśmy robić na gruncie domyślnych przepisów prawa.

6. Inne ograniczenia prawne i etyczne w udostępnianiu danych

Oprócz ograniczeń prawnych związanych z prawem autorskim, prawem do baz danych i ochroną danych osobowych mogą wchodzić w grę też inne ograniczenia. Nie wszystkie one mają charakter prawny - niektóre wynikają z przyjętych zwyczajów lub po prostu z poczucia moralności. Należy w tym kontekście rozważyć:

  • Czy dane ujawniają informacje wpływające na bezpieczeństwo lub obronność kraju?
  • Czy ujawniają takie informacje, które uniemożliwią uzyskanie patentu lub inną formę komercjalizacji badań?
  • Czy ujawnienie danych może zagrozić gatunkom chronionym lub zabytkom archeologicznym?
  • Czy ujawnienie danych budzi inne wątpliwości natury etycznej?

We wszystkich powyższych przypadkach zalecamy dokładne rozpoznanie problemu z pomocą specjalisty z danej dziedziny.

7. Na czym polega możliwość wyboru licencji dla plików w RepOD? Co oznaczają poszczególne licencje i jakie prawa zapewniają one użytkownikom korzystającym z danych?

Każdy materiał udostępniony w Internecie bez dodatkowych narzędzi prawnych może być wykorzystywany tylko w takim zakresie, jaki przewiduje prawo. W przypadku zbioru danych oznacza to, że w zakresie, w jakim zbiór jest chroniony prawem autorskim, jego wykorzystanie przez odbiorców jest ograniczone zasadami dozwolonego użytku, wyznaczonymi przez Ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zaś w tym zakresie, w jakim zbiór jest chroniony prawem do baz danych, jego wykorzystanie podlega ograniczeniom zawartym w Ustawie o ochronie baz danych. Podobnie więc jak z każdym utworem dostępnym bez dodatkowego pozwolenia twórcy, możemy taki zbiór danych oglądać, czytać, cytować fragmenty (w tym także fragmenty dźwiękowe lub wizualne), inspirować się nim. Możemy także ponownie zanalizować dane i opublikować informację o tym, czy uzyskaliśmy wyniki identyczne z tymi, które uzyskali autorzy oryginalnych publikacji na podstawie tych danych. Dzięki temu, tak udostępniony zbiór danych jest zazwyczaj wystarczający, by zweryfikować rzetelność artykułu naukowego.
W przypadku zbioru danych udostępnionego bez dodatkowej licencji nie ma jednak przepisów, które pozwalałyby bez wątpliwości kopiować czy rozpowszechniać ten zbiór w całości (nawet jeżeli poprawnie podajemy autorów). To bardzo ogranicza prowadzenie własnych analiz w oparciu o takie dane, zwłaszcza jeżeli chcielibyśmy zaangażować do tego komputery, a wyniki naszych badań rzetelnie udokumentować.
Danych, które nie są opatrzone dodatkową wyraźną zgodą nie można łączyć z innymi w większe całości bez istotnego ryzyka prawnego. Nie można ich także włączać do meta-analiz literatury naukowej ani przeszukiwać maszynowo metodami text-and-data mining (TDM). Z tych względów badacze często decydują się opatrzyć swój zbiór danych licencją, na mocy której udzielają użytkownikom dodatkowych, szerszych praw do korzystania z danych.
W RepOD umożliwiamy opatrzenie każdego pliku wchodzącego w skład zbioru danych osobną licencją (dajemy też oczywiście możliwość wyboru takiej samej licencji dla wszystkich plików w zbiorze). Dostępne w RepOD licencje zostały wybrane spośród najbardziej popularnych w Internecie wolnych licencji (Creative Commons) oraz licencji wolnego oprogramowania. Te ostatnie są wskazane dla plików będących programami komputerowymi, te pierwsze dla wszystkich pozostałych plików. Poniżej prezentujemy krótkie opisy poszczególnych licencji.

  • CC0 (Creative Commons Zero 1.0) to opracowane przez organizację Creative Commons oświadczenie mające na celu uwolnienie zasobu do domeny publicznej. Polega to na tym, że osoba uprawniona zrzeka się praw autorskich i pokrewnych oraz zobowiązuje się nie wykonywać praw do baz danych i innych praw wobec danego zasobu. Z zasobów znajdujących się w domenie publicznej można zatem korzystać bez ograniczeń wynikających z istnienia tych praw, choć nadal należy respektować prawo w ogóle, w tym również osobiste prawa autorskie (m.in. użytkownik nie ma prawa przypisać sobie autorstwa danych).
  • CC-BY (Creative Commons Uznanie autorstwa 4.0) to licencja, w której osoba uprawniona zezwala użytkownikom na dowolne wykorzystanie materiału - równie szerokie, jak w przypadku CC0, a zatem wolno kopiować, rozprowadzać, przetwarzać, maszynowo przeszukiwać dane - pod warunkiem uznania autorstwa (nazwa od ang. by), a zatem musi zostać prawidłowo przywołane nazwisko autora(ów) materiału, a także należy podać źródło, z którego materiał został pobrany oraz informację o licencji, na jakiej został udostępniony.
  • CC-BY-SA (Creative Commons Uznanie autorstwa - Na tych samych warunkach 4.0) różni się od licencji CC-BY wyłącznie dodatkowym wymaganiem share-alike (SA), nałożonym na użytkowników: jeżeli na podstawie udostępnionego materiału (danych) stworzą nowe dzieło, będące utworem zależnym, to są zobowiązani również udzielić do niego licencji CC-BY-SA.
  • Licencje na oprogramowanie. Dobrym źródłem informacji o poszczególnych licencjach wolnego oprogramowania są strony Free Software Foundation (http://www.fsf.org/licensing/).

Wszystkie licencje CC są tak skonstruowane, że osoba udzielająca licencji nie zrzeka się żadnych praw w imieniu osób trzecich, a jedynie tych praw, którymi sama dysponuje. Ponadto, są to licencje międzynarodowe, a zatem ich konstrukcja zapewnia, że we wszystkich jurysdykcjach ich działanie jest tak zbliżone, jak to tylko możliwe.
Przy wyborze licencji najważniejsze jest to, abyśmy dobrze zrozumieli, jakie prawa nadajemy użytkownikom, aby nasza decyzja była świadoma. W RepOD zachęcamy do udostępniania danych na zasadach CC0 (patrz: Dlaczego zalecamy uwalnianie danych do domeny publicznej lub udostępnianie ich na otwartych licencjach?), ale zalecamy dogłębne przeanalizowanie tej kwestii i podjęcie przemyślanej decyzji.

8. Dlaczego metadane opisujące nasz zbiór danych oraz prawa związane z zestawieniem wchodzących w jego skład plików w całość są w RepOD objęte oświadczeniem CC0?

Oświadczenie o uwolnieniu metadanych i zbioru jako zestawienia plików na mocy CC0 jest składane przez użytkownika automatycznie, wraz z akceptacją Regulaminu RepOD.
Metadane to dane opisujące nasz zbiór: tytuł i opis zbioru, imiona, nazwiska i afiliacje autorów, słowa kluczowe, nazwy i opisy plików, itd. Przekazanie metadanych do domeny publicznej ułatwia wyszukiwanie udostępnionych zbiorów, bo metadane mogą wtedy być swobodnie przekazywane do innych serwisów. W szczególności, metadane zbiorów z RepOD są automatycznie przekazywane do kolekcji Europeana, gdyż zobowiązuje nas do tego umowa, w ramach której nadajemy zbiorom danych numery DOI. Z tych względów wymagamy, by wszystkie metadane w RepOD były objęte CC0.
Może być również tak, że dany zbiór jest chroniony prawem do baz danych lub prawem autorskim jako zestawienie elementów. W takich sytuacjach określone korzystanie ze zbioru jako całości, a nawet korzystanie z jego (istotnej) części, wymagałoby uzyskania odpowiedniego zezwolenia (licencji) od osoby dysponującej prawami. W naszej ocenie CC0 stanowi w obecnym otoczeniu prawnym najlepszy sposób, aby zapewnić prawdziwą otwartość udostępnianych danych. Bez zastosowania tego mechanizmu prawa związane ze zbiorem jako zestawieniem plików mogłyby niepotrzebnie utrudniać wtórne wykorzystanie tych zestawień bądź ich istotnych części. Dla przykładu, w ustawodawstwie wielu krajów, w tym także Polski, bez złożenia tego typu oświadczenia zbiory danych nie mogłyby być poddawane maszynowym analizom bez specjalnej zgody osób, którym prawa przysługują. Dlatego również w odniesieniu do praw chroniących zestawienie zbioru w całość wymagamy CC0.
Złożenie poprawnego oświadczenia o uwolnieniu metadanych i praw związanych z zestawieniem plików do domeny publicznej na mocy CC0 przez osobę deponującą zbiór jest możliwe bez uzyskiwania zgód osób trzecich (o ile osoba ta sama jest twórcą/producentem danych, bądź działa w jego/ich imieniu). Osobną kwestią jest to, czy w samych danych nie występują materiały chronione prawami osób trzecich (zobacz Komu przysługują opisane powyżej prawa do zbiorów danych badawczych?).

9. Dlaczego zalecamy uwalnianie także zawartości plików do domeny publicznej lub udostępnianie ich na otwartych licencjach?

O ile w przypadku metadanych i praw chroniących zbiór jako zestawienie wymagamy, by zostały objęte oświadczeniem CC0, o tyle decyzję o ewentualnym nadaniu licencji deponowanym plikom pozostawiamy autorom zbiorów. Jeżeli jednak nie ma żadnych szczególnych przeciwwskazań, zalecamy – podobnie jak Komisja Europejska – aby uwalniać dane do domeny publicznej, albo przynajmniej udostępniać na licencji CC-BY. Dlaczego?
Uprawnienia użytkowników wynikające z ustawowych zasad dozwolonego użytku są zwykle niewystarczająceani do prowadzenia nowych badań na podstawie udostępnionych danych, ani do wykorzystania ich w zupełnie innych, nowatorskich celach. Tymczasem sens upubliczniania danych badawczych tkwi w możliwości ich ponownego wykorzystania - z korzyścią dla całego społeczeństwa, które ze swoich podatków finansuje prowadzenie badań naukowych. Komisja Europejska formułuje to następująco: „(...) nie powinna występować konieczność płacenia za informacje, które powstały dzięki finansowaniu ze środków publicznych, za każdym razem, gdy ktoś chce do nich dotrzeć lub je wykorzystać. Co więcej, informacje tego typu powinny służyć europejskim przedsiębiorstwom i społeczeństwom w jak największym stopniu. Oznacza to, że informacje naukowe pochodzące z badań finansowanych ze środków publicznych powinny być dostępne online, bez dodatkowych kosztów, dla europejskich naukowców, dla innowacyjnych gałęzi gospodarki, oraz dla szerokiej publiczności (...)” (Guidelines on Open Access to Scientific Publications and Research Data in Horizon 2020, str. 4). Dlatego również w RepOD zachęcamy do uwalniania swoich danych zawsze, gdy jest to możliwe.
Więcej na ten temat można się dowiedzieć pod linkiem:
http://www.dcc.ac.uk/resources/how-guides/license-research-data#x1-4000.

10. Podsumowanie praktyczne: 5 kroków do udostępnienia danych

  1. Pamiętaj, że prawa autorskie przysługują wspólnie wszystkim współautorom, czyli wszystkim badaczom, którzy przyczynili się twórczo do powstania zbioru danych. Ustal więc ze wszystkimi swoimi współpracownikami, że wyrażają zgodę na udostępnienie wspólnych danych (ustne ustalenia są wystarczające, choć oczywiście utrwaloną pisemnie zgodę łatwiej później udowodnić). Jeżeli to możliwe, najlepiej ustalić to już na początku projektu. Jeżeli badania są prowadzone w ramach większego konsorcjum naukowego, można odpowiednie postanowienia umieścić w umowie konsorcyjnej.
  2. Sprawdź, jakie regulacje obowiązują w Twojej jednostce naukowej. Zajrzyj do „Regulaminu nabywania, korzystania i ochrony własności intelektualnej” lub podobnego dokumentu. Jeżeli Twoje dane nie nadają się do komercjalizacji, najprawdopodobniej możesz samodzielnie zadecydować o ich udostępnieniu.
  3. Zastanów się, czy poza Twoimi współpracownikami i pracodawcą jeszcze ktoś był w jakikolwiek sposób związany z powstaniem Twojego zbioru danych. Czy w badaniu brali udział uczestnicy (badania medyczne, socjologiczne, historyczne) i zbiór zawiera dane pozwalające ich zidentyfikować? Czy Twój zbiór zawiera wizerunki lub wypowiedzi osób (zdjęcia, wywiady)? Czy Twój zbiór zawiera efekty pracy innych osób (zdjęcia wykonane przez fotografa, fragmenty cudzych tekstów lub cudzych tłumaczeń, itp.)? Jeżeli tak, to upewnij się, że te osoby zgadzają się na udostępnienie zbioru w RepOD. (Zobacz też: Zgoda uczestnika na udział w badaniu naukowym, oraz Dane osobowe, dane wrażliwe i anonimizacja danych).
  4. Zastanów się, czy Twój zbiór danych zawiera informacje, których z innych przyczyn nie powinieneś ujawniać (albo jeszcze nie teraz). Czy ma wpływ na bezpieczeństwo lub obronność kraju? Czy nie ujawnia informacji, które uniemożliwią uzyskanie patentu lub inną formę komercjalizacji badań? Czy masz inne wątpliwości natury etycznej? Jeżeli tak, to przed udostępnieniem skonsultuj się z kimś kompetentnym (zobacz też: Inne ograniczenia prawne i etyczne w udostępnianiu danych).
  5. Zdecyduj, czy chcesz opatrzyć dane licencją. Czy z jakichś przyczyn nie chcesz lub nie możesz uwolnić swoich danych do domeny publicznej? Wybierz taką licencję, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Zadbaj, aby każdy, czyje prawa są zawarte w zbiorze, udzielił nie tylko zgody na samo udostępnienie, ale również wyraźnej zgody na udzielenie licencji.